La Hoja de Verificación es una herramienta que se utiliza para recolectar datos y sirve para como una herramienta de transición entre la recolección de datos y el uso de técnicas más elaboradas.
Los datos recolectados pueden usarse para construir una Gráfica de Control, un Histograma, un Diagrama de Pareto, etc. La Hoja de Verificación tiene varios propósitos, siendo el más importante el capacitar al usuario para tener datos reunidos y organizados en un formato tal que permita un análisis eficiente y fácil.
Las hojas de verificación pueden venir en diferentes formas y tamaños y los miembros del círculo deben ser capaces de diseñarlas para adaptarlas a sus necesidades.
Para realizar una hoja de verificacion podemos seguir los siguientes pasos:
Paso 1: Incluya la fecha en la hoja de datos. La fecha es vital para poder reconocer cuándo se recolectaron los datos y que estos tengan algún significado.
Paso 2: Incluya un título. El título debe incluir el lugar y el tipo de información que se está recolectando, por ejemplo, las causas de la descompostura de la máquina #2.
Paso 3: Indique el nombre de la persona que recopiló los datos. Es importante incluir el nombre de la persona que recolectó los datos, especialmente cuando posteriormente exista la necesidad de clarificar alguna duda sobre los datos recolectados.
Paso 4: Use la misma forma para todos. En aquellos casos en los que más de un miembro esté recolectando datos, el círculo debe asegurarse que todos estén usando la misma forma. Es frustrante para el círculo haber recopilado una cantidad inmensa de datos sólo para descubrir más tarde que se requiere un análisis a gran escala y que tal vez algunos de los datos recopilados realmente no se necesitan.